คู่มือการใช้ Microsoft Excel 2007

Microsoft Excel 2007

ทำความรู้จักหน้าตาของ Microsoft Excel 2007

หน้าตาและส่วนประกอบที่หน้าสนใจ ซึ่งเชื่อว่าจะทำ ให้เพื่อนๆ สามารถ

เรียนรู้และเข้าในการใช้งาน Microsoft Excel 2007 ได้รวดเร็วยิ่งขึ้น อย่าช้าเลยค่ะมาดูรายละเอียดต่างๆ กันเลยดีกว่า

ทำ ความรู้จักส่วนประกอบใน Microsoft Excel

Office Button

ปุ่มสา หรับการเข้าถึงเมนูพื้นฐานต่างๆ เช่น เช่น New, Open Save, Close เป็นต้น

Quick Access Toolbar

เป็น Toolbar เล็กๆ ที่อยู่ด้านบนตลอด เราสามารถเพิ่มเติมไอคอนที่เราใช้งานบ่อยๆ ได้ด้วย

Ribbon

เป็นชื่อใหม่แทนการเรียก Toolbar เดิม ซึ่งจะเป็นการเพิ่มพื้นที่ในการแสดงไอคอนต่างๆ ได้มากขึ้น

ตัวอย่างเช่น แท็ป Home เมื่อคลิกแล้ว จะเป็นไอคอนที่แสดงภายใต้คา สั่ง Home ทั้งหมด เป็นต้น

Formula Bar

ตำแหน่งที่แสดงสูตร หรือค่าของข้อมูลใน เซลนั้นๆ

Cell

หมายถึง ตำแหน่งของข้อมูล เป็นจุดตัดของ Row และ Column การเรียกชื่อ จะเป็นการเรียกชื่อจาก

Column และ Row ตามลา ดับ เช่น A1, B1 เป็นต้น

Mini toolbar เป็นคำสั่งลัดที่จะแสดงให้ ก็ต่อเมื่อคลิกขวาที่บริเวณใดๆ บนหน้าจอ Worksheet กระดาษทำการ สำหรับบันทึกข้อมูลต่างๆ ใน Microsoft Excel ไฟล์หนึ่งๆ สามารถมีหลายๆWorksheet ได้ เราอาจเรียกหลายๆ Worksheet รวมกันว่า Workbook

ใส่ตัวเลขอัตโนมัติใน Microsoft Excel

คำสั่งใน Microsoft Excel คา สั่งนี้ ไม่ได้เป็นคา สั่งใหม่ แต่มีมานานแล้วในทุกๆ เวอร์ชั่น

(เท่าที่จา ได้) แต่สา หรับมือใหม่หลายๆ อาจยังไม่คุ้นเคยคา สั่งนี้ ยังไงก็ตาม ไหนๆ ก็เขียนแล้วมาดู

วิธีการใส่ตัวเลขแบบเรียงอัตโนมัติ

1. เริ่มต้นเปิดโปรแกรม Microsoft Excel

2. ใส่หมายเลข 1 ในช่องแรก (ตา แหน่งไหนใน sheet ก็ได้)

3. ใส่หมายเลข 2 ในช่องด้านล่าง

4. คลิกจากจากเลข 1 มายังเลข 2

5. จะพบปุ่มสี่เหลี่ยมเล็กๆ ที่มุมขวาล่าง

6. ให้คลิกปุ่มนั้น และลากลงมา (ประมาณ 8 ช่องดังภาพตัวอย่าง)

7. จากนั้นปล่อยเมาส์

8. ผลลัพธ์ที่ได้จะได้ตัวเลข 3-10 ตามลา ดับ

การประยุกต์ไปใช้งานคาสั่งอื่นๆ

ถ้าคุณใส่หมายเลข 1 และ 3 เรียงกัน และลากตามคา สั่งด้านบน จะได้หมายเลข 5,7,9,11,13..

ตามลา ดับ

ถ้าใส่ตำแหน่งแรกเป็น jan, feb และลากตามคา สั่งด้านบน จะได้ mar, apr, may.. ตามลา ดับ

ถ้าใส่ตำแหน่งแรกเป็น mon, tue และลากตามคา สั่งด้านบน จะได้ wed, thu,fri.. ตามลา ดับ

เครื่องมือสำเร็จรูปในการตกแต่งตาราง

Microsoft Excel 2007 ได้เตรียมรูปแบบของการตกแต่งตารางไว้มากมาย ที่เรียกว่า "Format as

Table" เราสามารถคลิกเลือกเพื่อตกแต่ง sheet ของเราได้อัตโนมัติ เพียงคลิกเดียว

  

วิธีตกแต่งตารางด้วยรูปแบบสาเร็จรูป

1. เปิดเอกสาร Excel

2. บันทึกข้อมูลลงตาราง

3. คลุมข้อมูลที่ต้องการตกแต่ง

4. ที่แท็ป Home

5. เลือก Format as Table

6. เลือกรูปแบบที่ต้องการ

การตกแต่ง Excel 2007 ด้วย Themes

นอกเหนือจากการสร้างและตกแต่งตารางด้วย "Format as Table" แล้ว Excel 2007 ยังไม่เตรียม

เครื่องมือในการปรับแต่งตาราง สีสัน รูปแบบตัวอักษรให้ด้วย เราเรียกเครื่องมือเหล่านี้ว่า "Themes"

Theme คืออะไร

Theme เป็นคาeสั่งที่อยู่ภายใต้แท็ป "Page Layout" ซึ่งรูปแบบของ Theme สามารถเลือกจาก

คอมพิวเตอร์ของเราได้โดยตรง หรือถ้าต้องการรูปแบบเพิ่มเติม สามารถเข้าไป download ออนไลน์

โดยตรงได้จากเว็บไซต์ Microsoft http://office.microsoft.com

วิธีเลือกตกแต่งเอกสารด้วย Themes

1. สร้างเอกสารตารางด้วย Excel 2007

2. คลิกเลือกคลุมเอกสาร

3. จากนั้นตกแต่งเอกสารด้วย "Format as Table" ก่อน

4. จากนั้นถ้าต้องการเปลี่ยนรูปแบบใหม่ หรือ "Themes"

5. ให้คลิกแท็ปเมนู Page Layout

6. ที่ด้านหน้าคา สั่ง ให้คลิกเลือก Themes จะเห็นรูปแบบสำเร็จรูปให้เลือก

7. คลิกเลือกรูปแบบใดๆ ก็ได้ตามต้องการถ้าต้องการเปลี่ยนแปลงสีสัน หรือตัวอักษร เราสามารถคลิกเลือก คา สั่ง Fonts หรือ Colorsทางด้านขวามือของคา สั่ง Themes ได้ตามต้องการอีกด้วย

ทิป พิมพ์หลาย sheet ในครั้งเดียว Excelปกติเวลาทา งานกับไฟล์ Excel บางครั้งในหนึ่งไฟล์ จะมีหลายๆ sheet ที่เราทา งานอยู่ เวลาสั่งพิมพ์เราจา เป็นจะต้องเลือกทีละหน้า จึงได้งานทุกๆ หน้าที่ต้องการ ในอีกกรณีหนึ่งเราสามารถสั่งพิมพ์ไฟล์อะไรก็ได้ เพียงแค่คลิกขวาที่ไฟล์นั้น ๆ จากนั้นคลิกคา สั่ง Print แค่นี้ไฟล์นั้นจะถูกเปิดและสั่งพิมพ์อัตโนมัติ หลังจากนั้นก็จะปิดแบบอัตโนมัติเช่นเดียวกัน แต่อย่างไรก็ตาม วิธีนี้ถ้าสั่งพิมพ์กับเอกสาร Excel ที่มีหลายๆ sheet โปรแกรมก็จะพิมพ์เพียงหน้าที่เราเลือกไว้ หรือที่เรียกว่า Active Sheet เท่านั้น.. แต่ถ้าต้องการพิมพ์ทุก sheet ที่มีอยู่ใน Excel ไฟล์ หรือต้องการพิมพ์บาง Sheet จะทำ อย่างไร

วิธีการสั่งพิมพ์ทุก Sheet ในไฟล์ Excel

1. เปิดเอกสารไฟล์ Excel ที่ต้องพิมพ์

2. คลิกเลือก sheet ที่ต้องการ (ถ้าต้องการมากกว่า หนึ่งให้กด Shift หรือ Ctrl ค้างไว้ จากนั้นคลิกเลือก

sheet ที่ต้องการพิมพ์ทั้งหมด)

3. คลิกคา สั่ง Print โปรแกรมจะสั่งพิมพ์ในทุกๆ หน้าที่เลือก

4. หรือ คลิกเลือก sheet ที่ต้องการทั้งหมด

5. สั่ง Save

6. จากนั้น ให้สั่งพิมพ์ โดยเลือกคลิกขวาไฟล์ Excel ที่เราได้เลือกหลายๆ Sheet ไว้เนื่องจากโดยปกติแล้ว เวลาสั่งคา สั่งพิมพ์ใน Excel โปรแกรมจะพิมพ์ sheet ที่เรากา ลังทา งานอยู่ หรือที่เรียกว่า "Active Sheet" แต่สา หรับการทดสอบใน Excel 2007 จะมีคา สั่ง "Entire Workbook" ซึ่งหมายความว่าถ้าเราเลือกตอนสั่งพิมพ์ เอกสารในทุกๆ sheet จะพิมพ์ออกมาทั้งหมดเช่นกันแก้ปัญหาข้อมูลซ้าๆ ใน Excel 2007สมมุติว่า คุณกา ลังบันทึกข้อมูลลงในตาราง Excel 2007 ซึ่งจะมีข้อมูลมากมาย แต่ปรากฏว่าคุณมีการคีย์ข้อมูลซ้า ลงไป ประมาณว่า "ตาลาย" ซึ่งเกิดจากการใช้งานคอมพิวเตอร์ต่อเนื่องมาหลายชั่วโมง แล้วอย่างนี้ถ้าจะมาตรวจสอบว่ารายการใดซ้า กันรายการใด ก็คงต้องใช้เวลานาน และอีกอย่างสายตาก็ไม่ค่อยดีอยู่แล้ว ไม่ต้องกังวลค่ะ เพราะ Microsoft เข้าใจดี จึงได้มีคา สั่งในการลบข้อความซ้า ให้

อัตโนมัติ โดยคา สั่งนี้มีชื่อว่า "Remove Duplicates"

วิธีการใช้คาสั่ง Remove Duplicates

1. เปิดงานเอกสาร Excel 2007

2. ให้คลิกเลือกเซลข้อมูลใดๆ ในเอกสาร worksheet

3. คลิกเลือกแท็ปเมนู Data เลือกไอคอน "Remove Duplicates"

4. โปรแกรมจะตรวจสอบ และมีหน้าต่างแสดงให้เลือกว่า จะให้เลือกหัวข้อไหน ที่มีการบันทึกข้อมูล

ซ้า สามารถคลิกเลือกทั้งหมดได้

5. คลิก OK เพื่อยืนยันการลบ

6. โปรแกรมจะแสดงหน้าต่างบอกว่าได้ลบข้อมูลไปจำนวนเท่าไรแปลงตัวเลขเป็นตัวอักษรไทยใน Excel ตัวอย่างเช่น ตัวเลข 1,250 บาท ถ้าแปลเป็นตัวอักษร จะได้ "หนึ่งพันสองร้อยห้าสิบบาท" ซึ่ง

ปกติแล้วในโปรแกรม Microsoft Excel สามารถแปลงค่าตัวเลขให้เราอัตโนมัติได้ด้วย คุณทราบวิธีการใช้งานหรือเปล่า อยากรู้วิธีทา ให้ลองทา ตามทีละขั้นตอนดังนี้ได้เลย

แปลงตัวเลขเป็นตัวอักษร

1. เปิดโปรแกรม Excel และเปิด Worksheet ว่างๆ (ปกติจะเปิดให้อยู่แล้ว)

2. พิมพ์ตัวเลขลงใน Cell ที่ต้องการ เช่น A1 ใส่ตัวเลข 150

3. ใน Cell ที่ต้องการแสดง ให้พิมพ์ข้อความดังนี้ "=BATHTEXT(A1)"

4. จะเห็นว่าใน Cell ตามข้อ 3 จะแสดงข้อความเป็นตัวอักษร "หนึ่งร้อยห้าสิบบาทถ้วน"

คา สั่ง Function "BAHTTEXT นี้จะใช้ได้กับสกุลเงินที่เป็นเงินบาท เท่านั้น และการทดสอบนี้

ใช้กับ Micrsoft Office 2007 สา หรับการแปลงเป็นภาษาคา อังกฤษ จะไม่สามารถทา ได้ค่ะ แต่ต้องใช้เทคนิคอย่างอื่นแทน

การยกเลิกตัวกรอง

เวลาเราสร้างตารางในเอกเซล และมีการตกแต่งเอกสาร ด้วย "Format as Table" คา สั่งจะอยู่ใน

แท็ป "Home" จะทา ให้เราสามารถเลือกรูปแบบตารางสวยๆ ได้แบบอัตโนมัติ แต่หลายๆ คน รวมทั้งฉันด้วย

อาจไม่ค่อยชอบเท่าไหร่ เพราะหลังจากสร้างตกแต่งแล้ว Excel 2007 ก็จะใส่ Filter หรือตัวกรองข้อมูลให้

อัตโนมัติ ซึ่งจะทา ให้เราสะดวกในการค้นหาข้อมูลภายในตารางนั้นๆ อย่างไรก็ตาม Filter ที่แสดงนี้ เวลา

พิมพ์จะไม่พิมพ์ออกมาด้วยค่ะ อันนี้ไม่ต้องห่วง สา หรับวิธีการยกเลิก Filter ก็สามารถทา ได้ง่ายๆ ดังนี้

วิธียกเลิกตัวกรองข้อมูล หรือ Filter

1. คลิกในกลุ่มข้อมูลที่มีการแสดง Filter (เซลไหนก็ได้)

2. คลิกแท็ปเมนู "Home" เลือกหัวข้อ Sort & Filter

3. จากนั้นคลิกเลือก Filter เพื่อทา การยกเลิก

4. แค่นี้ก็เป็นอันเรียบร้อย

อย่างไรก็ตาม ถ้าต้องการให้ตารางข้อมูลมีตัวกรองช่วยก็สามารถทา ตามขั้นตอน ตั้งแต่ข้อ 1 ใหม่อีกครั้ง

การจัดเรียงข้อมูล

เนื่องจากตารางในเอกสารมีความหลากหลายคอลัมภ์ บางครั้ง เราจา เป็นจะต้องมีการจัดเรียง

ข้อมูล เพื่อให้ง่ายและสะดวกในการตรวจสอบ เช่น ข้อมูลใดมีจา นวนผู้อ่านมาที่สุด เรียงไปจนกระทั่งไม่มี

ผู้อ่านเลย เป็นต้น เราสามารถจัดเรียงข้อมูลหรือ Sort จากมากไปหาน้อย หรือจากน้อยไปหามากได้ โดยการ

เลือกหัวข้อใดก่อนว่าจะเป็นหัวข้อหลักในการจัดเรียง

วิธีการจัดเรียงข้อมูลใน Excel 2007

1. เปิดเอกสาร worksheet ใดๆ ที่ต้องการจัดเรียง

2. คลิกที่ตัวกรองด้านบนหรือ Filter (ถ้าตัวกรองไม่แสดง ให้คลิกแท็ปเมนู Home เลือกคา สั่ง Filter)

3. จะมีหน้าต่างคา สั่งลัดแสดงให้เลือกว่าจะ "Sort Smallest to Largest" หรือสลับกัน "Sort Largest to Smallest" ถ้าข้อมูลเป็นตัวเลข

4. แต่ถ้าข้อมูลเป็นตัวอักษร จะมีคา สั่งให้เลือกว่า "Sort A to Z" หรือ "Sort Z to A"

5. คลิกเลือกรูปแบบการเรียงลา ดับตามต้องการ

www.ictc.ago.go.th/download53/train_book2.pdf‎